Đối với doanh nghiệp, email là kênh giao tiếp quan trọng với khách hàng, đối tác và nội bộ. Tuy nhiên, nếu không quản lý tốt, email dễ gây thất thoát thông tin, chậm phản hồi và giảm tính chuyên nghiệp

Dưới đây là những cách giúp doanh nghiệp nhỏ quản lý email hiệu quả – an toàn – tiết kiệm chi phí.

1. Sử dụng email theo tên miền riêng: doanh nghiệp nên dùng email theo tên miền riêng thay vì email miễn phí vì các lợi ích nó mang lại như sau:

– Tăng độ tin cậy với khách hàng

– Đồng bộ thương hiệu

– Dễ dàng quản lý nhân sự và dữ liệu

2. Phân chia email theo chức năng: không nên dùng một email cho mọi công việc, cần  tạo email cho từng phòng ban riêng, ví dụ như: ketoan@…dành cho kế toán, tài chính, sales@… Dành cho phòng kinh doanh… như vậy giúp cho việc xử lý xông việc nhanh và không bỏ sót email quan trọng.

3. Phân quyền và quản lsy nhận sự rõ ràng: mỗi nhân viên sẽ có email riêng và thu hồi email khi nhận sự nghỉ việc, không chia sẻ mật khẩu email chung như vậy tránh việc rò rỉ dữ liệu và mất kiểm soát thông tin.

4. Thiết lập bộ lọc và quy tắc email:

– Tạo thư mục theo khách hàng/dự án

– Thiết lập tự động lọc email

– Gắn nhãn email quan trọng

Như vậy giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất làm việc

5. Đảm bảo bảo mật email: đặt mật khẩu mạnh và kích hoạt xác thực 2 lớp như vậy bảo vệ được dữ liệu doanh nghiệp và khách hàng

6. Sao lưu và lưu trữ email định kỳ

7. Chọn nhà cung cấp email uy tín: nếu máy chủ ổn định, chống spam tốt và hỗ trợ ký thuật nhanh chóng giúp doanh nghiệp yên tâm vận hành

Quản lý email hiệu quả không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và còn nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong mắt khách hàng.