Quý khách cần điền đầy đủ thông tin vào Bản khai đăng ký tên miền theo mẫu của VNNIC/ESC và nộp cùng các giấy tờ liên quan. Cụ thể, nếu đăng ký dưới tên cá nhân, bạn cần cung cấp CCCD hoặc hộ chiếu; nếu đăng ký dưới tên tổ chức, cần có chữ ký và đóng dấu của người đại diện theo pháp luật. Hồ sơ có thể nộp trực tiếp tại văn phòng ESC hoặc qua kênh trực tuyến của ESC. ESC là nhà đăng ký chính thức của VNNIC sẽ kiểm tra và xác minh thông tin trước khi cấp phát tên miền. Tên miền .vn cấp 2 (ví dụ: example.vn) và các tên miền cấp 3 phổ thông (ví dụ: example.com.vn, example.net.vn, example.org.vn, example.biz.vn, example.info.vn) đều có quy trình tương tự như trên. Lưu ý, một số đuôi tên miền đặc biệt như .gov.vn, .edu.vn, .org.vn quy định chỉ dành cho các cơ quan nhà nước hoặc tổ chức giáo dục theo quy định riêng.

Tương tự tên miền quốc tế, tên miền .vn sau khi đăng ký cần được cấu hình DNS để vận hành website và email. ESC cung cấp dịch vụ DNS miễn phí cho khách hàng đăng ký tên miền .vn; bạn có thể truy cập tài khoản quản trị để thêm các bản ghi A, CNAME, MX, v.v. theo nhu cầu. Ngoài ra, tên miền .vn cũng hỗ trợ DNSSEC để bảo vệ tính toàn vẹn dữ liệu DNS, giúp ngăn chặn hiện tượng giả mạo trang web (DNS spoofing). Đặc biệt, nếu bạn dự định sử dụng tên miền .vn cho website, cần lưu ý kiểm tra và thiết lập DNS chính xác để trang web hoạt động ổn định. (Lưu ý: Khách hàng cần đảm bảo website chạy trên máy chủ đặt tại Việt Nam hoặc thực hiện thông báo sử dụng tên miền tại thongbaotenmien.vn nếu áp dụng theo quy định của Luật Công nghệ thông tin.)

Khi đăng ký tên miền .vn, chủ thể phải cung cấp thông tin chính xác và chịu trách nhiệm trước pháp luật về dữ liệu đã khai báo. Cá nhân đăng ký cần cung cấp bản sao giấy tờ tùy thân (CCCD/hộ chiếu); tổ chức có chữ ký và đóng dấu xác nhận. ESC sẽ kiểm tra và đối chiếu thông tin này trong quá trình xử lý hồ sơ. Nếu sau khi đăng ký có thay đổi thông tin (ví dụ: đổi tên, địa chỉ, điện thoại, email, giấy tờ tùy thân), chủ thể phải làm hồ sơ thay đổi và gửi cho ESC để cập nhật trên hệ thống. Việc cung cấp thông tin trung thực và kịp thời cập nhật là bắt buộc để đảm bảo tên miền được quản lý đúng quy định.

Phí đăng ký và duy trì tên miền .vn được quy định bởi Nhà nước và áp dụng cho các nhà đăng ký chính thức. Ví dụ, phí đăng ký tên miền .vn cấp 2 (không dấu) hiện là 100.000 VND/kỳ đăng ký, với mức gia hạn 350.000 VND/năm (theo thông tư phí mới nhất). Với các tên miền cấp 3 phổ biến như .com.vn, .net.vn, .biz.vn, phí đăng ký cũng từ 100.000 VND và phí gia hạn khoảng 250.000 VND/năm. Đối với các đuôi chuyên dụng (.org.vn, .gov.vn, .edu.vn, v.v.), mức phí gia hạn thường là 150.000 VND/năm hoặc theo quy định. Lưu ý: Khoản phí trên chưa bao gồm phí dịch vụ của nhà đăng ký (ESC), thuế giá trị gia tăng và các chi phí phát sinh khác (nếu có). Để biết chính xác mức phí hiện hành cho từng loại tên miền, quý khách vui lòng tham khảo bảng giá niêm yết tại ESC hoặc liên hệ bộ phận tư vấn của chúng tôi.

ESC cung cấp các giải pháp bảo mật để bảo vệ tên miền .vn của bạn. Khách hàng có thể yêu cầu khoá tên miền ở cấp Registry nhằm ngăn chặn thay đổi hay chuyển nhượng không mong muốn. Chức năng khoá này cấm các thao tác cập nhật hoặc chuyển nhượng tên miền khi chưa có sự cho phép. Bên cạnh đó, ESC hỗ trợ triển khai DNSSEC cho tên miền .vn nhằm đảm bảo toàn vẹn dữ liệu DNS và tăng cường an toàn cho website. Đảm bảo mật mạnh cho tài khoản quản trị và thường xuyên theo dõi hoạt động trên tài khoản sẽ giúp ngăn ngừa các rủi ro bảo mật đối với tên miền.

Tên miền .vn được đăng ký tối thiểu 1 năm và có thể gia hạn tối đa 50 năm. Trước khi hết hạn, ESC sẽ gửi email nhắc nhở gia hạn cho quý khách. Để gia hạn, bạn chỉ cần vào tài khoản quản trị trên ESC hoặc liên hệ bộ phận hỗ trợ để đóng phí duy trì. Sau khi hết hạn, tên miền .vn sẽ bị tạm ngưng và chủ thể có thể được gia hạn trong vòng 30 ngày kể từ ngày hết hạn. Nếu sau thời hạn này tên miền chưa được gia hạn, tên miền sẽ  ở trạng thái chờ thu hồi và được trả tự do. Do đó, khách hàng nên gia hạn đúng hạn để giữ quyền sở hữu tên miền.

Việc chuyển nhượng tên miền .vn (chuyển giao quyền sử dụng từ bên này sang bên khác) phải tuân theo quy trình của VNNIC. Các bước chính bao gồm:
– Hồ sơ chuyển nhượng: Bên chuyển và bên nhận lập văn bản thỏa thuận chuyển nhượng (có thể dùng mẫu của ESC) và nộp cùng hồ sơ tại ESC. Hồ sơ bao gồm: Văn bản đề nghị chuyển nhượng, Bản khai đăng ký tên miền của bên nhận chuyển nhượng, và các giấy tờ chứng minh khác (giấy tờ tùy thân, đăng ký kinh doanh, v.v.).
– Kiểm tra hồ sơ: ESC sẽ kiểm tra tính hợp lệ trong vòng 5 ngày làm việc. Nếu hồ sơ hợp lệ, bên chuyển và bên nhận ký bổ sung các bản khai đăng ký và thực hiện nghĩa vụ tài chính (nộp thuế chuyển nhượng theo quy định của Bộ Tài chính và lệ phí dịch vụ).
– Chuyển quyền quản lý: Sau khi hoàn tất các thủ tục trên, ESC tiến hành chuyển quyền quản lý tên miền từ bên chuyển cho bên nhận. Bên nhận sau cùng sẽ đóng phí đăng ký và phí duy trì như đăng ký mới.

Lưu ý: Tên miền đang trong quá trình giải quyết tranh chấp hoặc xử lý vi phạm, chưa hoàn tất nghĩa vụ thuế/phí hoặc bị tạm ngưng sẽ không được chuyển nhượng. ESC sẽ từ chối xử lý nếu phát hiện các trường hợp vi phạm trên.

Khi có tranh chấp liên quan đến tên miền .vn, các bên có thể nộp khiếu nại bằng văn bản đến ESC (nhà đăng ký) để xem xét giải quyết trước. Nếu không tìm được tiếng nói chung, ESC có trách nhiệm phối hợp cung cấp thông tin cho Trung tâm Internet Việt Nam (VNNIC) hoặc cơ quan chức năng theo yêu cầu. Cơ chế giải quyết tranh chấp tên miền .vn được quy định bởi pháp luật Việt Nam: theo Điều 76 Luật Công nghệ thông tin và Nghị định 72/2013/NĐ-CP, các tranh chấp thường được giải quyết thông qua thương lượng, hòa giải, trọng tài hoặc tòa án. Khách hàng cũng có thể yêu cầu tòa án hoặc tổ chức trọng tài tư vấn (ví dụ VIAC) can thiệp nếu cần. ESC sẽ tuân thủ mọi hướng dẫn của cơ quan nhà nước có thẩm quyền và thực hiện theo đúng quy định hiện hành về giải quyết tranh chấp tên miền quốc gia.